GESCHÄFTSORDNUNG des VORSTANDES des Trägervereins Dorfgemeinschaftshaus Uedemerbruch e.V.
A. Präambel
Diese Geschäftsordnung gilt für den Vorstand gemäß § 8 der Satzung des Trägervereins Dorfgemeinschaftshaus Uedemerbruch e.V. (nachfolgend „Vereinssatzung“). Sie regelt die interne Arbeitsweise und die Aufgabenverteilung innerhalb des Vorstands. Die satzungsrechtlichen Vorschriften über die Vertretung nach außen bleiben unberührt. Zur besseren Lesbarkeit werden Personen und Funktionen in einer neutralen Form angesprochen, wobei alle Geschlechter gleichberechtigt gemeint sind.
B. Verfahrensfragen
§ 1 Erlass, Änderung, Aufhebung und Bekanntmachung dieser Geschäftsordnung
(1) Diese Geschäftsordnung kann durch den Vorstand geändert werden. Eine Beteiligung anderer Vereinsorgane ist weder vorgesehen noch erforderlich.
(2) Für die Beschlussfassung über Änderungen dieser Geschäftsordnung ist die einfache Mehrheit aller satzungsgemäß berufenen Vorstandsmitglieder erforderlich. Stimmenthaltungen werden als Nein-Stimmen gewertet.
C. Zuständigkeit und Verantwortung
§ 2 Verhältnis von Gesamtvorstand und geschäftsführendem Vorstand
(1) Der Vorstand besteht aus dem Personenkreis gemäß § 8 der Vereinssatzung. Gemeinsam bilden sie den Gesamtvorstand.
(2) In Abgrenzung zum Gesamtvorstand wird für die operative Geschäftsführung (vgl. § 4 der Geschäftsordnung) ein geschäftsführender Vorstand gewählt.
(3) Der geschäftsführende Vorstand besteht aus
a) dem 1. Vorsitzenden
b) dem 2. Vorsitzenden
c) dem Geschäftsführer
d) dem Schriftführer
e) ggf. weiteren Personen aus dem Gesamtvorstand mit zu definierenden Aufgaben
Die Mitglieder gem. § 2, Absatz 3 Buchstabe e) werden im Rahmen einer Sitzung des Gesamtvorstandes grundsätzlich in geheimer Wahl gewählt. Auf Antrag eines Mitgliedes des Gesamtvorstandes und sofern dem kein anwesendes Mitglied des Gesamtvorstandes widerspricht ist eine offene Wahl möglich.
§ 3 Grundsätze
(1) Die Vertretung des Vereins nach außen erfolgt gemäß § 8, Absatz 2 der Vereinssatzung.
(2) Alle Mitglieder des Vorstandes wirken an der Geschäftsführung durch gemeinsame Beratung und Beschlussfassung mit. Davon abweichend sind einzelne Vorstandsmitglieder im Rahmen ihrer Zuständigkeit gemäß § 4 der Geschäftsordnung zu Entscheidungen und Maßnahmen berechtigt.
(3) Jedes Vorstandsmitglied hat die Pflicht, den ihm übertragenen Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen nachzukommen.
(4) Der Vorstand bleibt vorbehaltlich der in § 4 der Geschäftsordnung genannten Aufgabenverteilung für alle Entscheidungen gesamtverantwortlich.
§ 4 Interne Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung
(1) Der Vorstand hat intern folgende besondere Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung beschlossen. Der Grundsatz in § 3 Absatz 2 Satz 1 bleibt hiervon unberührt:
a) Dem geschäftsführenden Vorstand obliegt die allgemeine Personalverantwortung (Einstellung, Entlohnung, Arbeitsverträge z.B. von Reinigungskräften).
b) Der geschäftsführende Vorstand ist zuständig für folgende Bereiche und hat in diesen eine eigenständige Entscheidungsbefugnis, wenn das jeweilige Rechtsgeschäft sich im Rahmen des Haushaltsplanes bewegt und den Wert von 2.500 € Brutto (im Falle laufender Kosten wie z.B. Versicherungsverträge 1.000 € Brutto p.a.) nicht überschreitet:
• Anschaffung von Wirtschaftsgütern
• Beauftragung von Dienstleistern
• Vertragsabschlüsse
• Geschäfte der laufenden Verwaltung
c) Der Gesamtvorstand ist jeweils in der nächsten Sitzung zu informieren. Fragen von grundsätzlicher Bedeutung bleiben der Zuständigkeit des Gesamtvorstandes vorbehalten.
(2) Darüber hinaus wurden intern folgende Einzelzuständigkeiten festgelegt:
a) 1. Vorsitzender:
Dem 1. Vorsitzenden obliegt die Leitung und Koordination der Tätigkeit des Gesamtvorstandes wie des geschäftsführenden Vorstandes. Er plant die Sitzungen und ist für die interne Koordination anfallender Aufgaben zuständig. Der Vorstandsvorsitzende ist außerdem Ansprechpartner der Öffentlichkeits- und Pressearbeit.
b) 2. Vorsitzender:
Der 2. Vorsitzende unterstützt den 1. Vorsitzenden bei seinen Aufgaben. Im Rahmen dieser Zuständigkeit sind sie gleichberechtigt tätig.
c) Geschäftsführer:
Dem Geschäftsführer obliegt die Zuständigkeit für Finanzangelegenheiten, insbesondere die laufende Kontrolle der Buch- und Kontenführung sowie die Begleitung der jährlichen Rechnungsprüfung.
d) Schriftführer:
Der Schriftführer protokolliert die Sitzungen des geschäftsführenden Vorstandes.
D. Einberufung von Vorstandssitzungen
§ 5 Sitzungsorganisation
(1) Sitzungen des Vorstandes finden mindestens viermal je Kalenderjahr statt und werden entweder als Präsenzsitzung, als Telefon- oder Videokonferenz durchgeführt.
(2) In dringenden Fällen kann auf Verlangen von mindestens einem Mitglied des Vorstandes eine außerordentliche Sitzung des Gesamtvorstandes stattfinden.
(3) Die Organisation der Sitzung obliegt dem geschäftsführenden Vorstand. Er beruft schriftlich oder per E-Mail unter Angabe der vorläufigen Tagesordnung die Sitzungen ein.
(4) Unabhängig der Absätze 1 bis 3 führt der geschäftsführende Vorstand zusätzliche Sitzungen und Telefon- oder Videokonferenzen nach Bedarf und eigenem Ermessen durch. Zu diesen Sitzungen können themenbezogen weitere Mitglieder des Gesamtvorstandes oder externe Personen hinzugezogen werden. Über die Ergebnisse und gefassten Beschlüsse ist der Gesamtvorstand jeweils zeitnah per formloser Mit-
teilung via E-Mail in Kenntnis zu setzen. (Hinterlegung im geschlossenen Bereich der Vereinshomepage)
§ 6 Ladungsfrist
(1) Die Ladungsfrist beträgt mindestens 7 Tage.
(2) In dringenden Fällen kann auf die Einhaltung der Ladungsfrist verzichtet werden.
E. Durchführung von Vorstandssitzungen
§ 7 Tagesordnung
Die Tagesordnung wird vom geschäftsführenden Vorstand erstellt. Vorschläge der Mitglieder des Gesamtvorstandes sind in die Tagesordnung aufzunehmen. Sie enthält damit alle Anträge, die jeweils fristgerecht vorgelegt wurden. Die Tagesordnungspunkte können bei Bedarf verändert werden.
§ 8 Sitzungsleitung
Dem 1. Vorsitzenden obliegt die Sitzungsleitung. Ihm steht es frei, die Sitzungsleitung zu delegieren. Im Fall der Delegation der Sitzungsleitung ist diese regelhaft vorab mit Bekanntgabe der Tagesordnung mitzuteilen. Der Sitzungsleiter bestimmt die Reihenfolge, in der die Gegenstände der Tagesordnung behandelt werden, und die Folge der Abstimmungen. Die Mehrheit der anwesenden Mitglieder des Vorstandes kann beschließen, die Beratung und Beschlussfassung zu einzelnen Punkten der Tagesordnung zu vertagen.
§ 9 Befangenheit
An Beratungen und Entscheidungen über Beschlussgegenstände, an denen ein Mitglied des Vorstandes oder ein Angehöriger direkt betroffen ist, dürfen diese nicht teilnehmen. Im Zweifel entscheidet der Vorstand ohne Stimme des betroffenen Vorstandsmitglieds.
§ 10 Beschlussfassung
(1) Alle Mitglieder des Vorstandes haben Sitz und Stimme. Die Stimmabgabe erfolgt per Handzeichen oder mündlich, sofern nichts anderes beschlossen wird.
(2) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn alle Mitglieder gemäß § 6 eingeladen sind und mindestens die Hälfte der Mitglieder in der Sitzung bzw. Telefon- oder Videokonferenz anwesend ist. Abwesende Mitglieder können ihre Stimmen schriftlich oder per E-Mail abgeben. Sie können sich auch durch schriftliche Vollmacht, die vorgelegt und als Anhang zum Protokoll genommen wird, durch ein anderes Vorstandsmitglied vertreten lassen.
(3) Der Vorstand beschließt in Sitzungen mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen, außerhalb von Sitzungen (vgl. § 10, Absatz 4) mit einfacher Mehrheit seiner Mitglieder. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des 1. Vorsitzenden den Ausschlag.
(4) Auf Anordnung des 1. Vorsitzenden des Vorstands können Beschlüsse auch außerhalb von Sitzungen durch schriftliche bzw. per E-Mail übermittelte Stimmabgabe gefasst werden, wenn kein Mitglied des Vorstands diesem Verfahren widerspricht.
§ 11 Protokoll
(1) Über den Verlauf und die wesentlichen Ergebnisse der Sitzungen ist ein Protokoll anzufertigen.
(2) Jedes Vorstandsmitglied erhält ein Protokoll der Sitzung, das vertraulich zu behandeln ist und nicht an Dritte weitergegeben werden darf.
(3) Einwendungen gegen das Protokoll sind innerhalb von 14 Tagen nach Übermittlung schriftlich oder per eMail einem Mitglied des geschäftsführenden Vorstandes zur Kenntnis zu bringen. Im Falle eines Einspruchs wird das Protokoll in der nächsten Sitzung des Vorstandes beraten und verabschiedet.
F. Beteiligung Dritter
§ 12 Öffentlichkeit
Die Vorstandssitzungen sind nicht öffentlich. Alle Beteiligten verpflichten sich insoweit, hinsichtlich der Unterlagen und des Sitzungsverlaufes Vertraulichkeit zu wahren.
§ 13 Teilnahme von Nicht-Vorstandsmitgliedern an den Vorstandssitzungen
(1) Der Vorstand kann zu seiner Unterstützung themenbezogenen Fachexperten zu einzelnen Vorstandssitzungen oder Tagesordnungspunkten einladen. Diese haben kein Stimmrecht.
(2) Die Berufung erfolgt nach Bedarf. Der Vorstand entscheidet insoweit nach freiem Ermessen.
G. Geltung
§ 14 Inkrafttreten
(1) Diese Geschäftsordnung ist den Mitgliedern bekanntzugeben. Zu diesem Zweck wird die jeweils aktuelle Fassung auf der Vereinshomepage hinterlegt.
(2) Diese Geschäftsordnung des Vorstandes tritt mit Wirkung vom 8. Juni 2021 in Kraft. Sie gilt – unabhängig von Wahlen oder sonstigen personellen Veränderungen im Gesamtvorstand – bis zu ihrer Änderung durch den Gesamtvorstand.
Uedemerbruch, den 08.06.2021